大事な書類を保管するには？実際にやっているファイル管理方法を紹介

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賃貸関連の契約書類や、家具・家電の取扱説明書など、二人暮らしを始めると様々な書類がたまってきますよね。

「捨てようにも捨てられないし、どう管理すればいいかわからない…」なんて困っている方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、私が実際に行っているドキュメントの管理方法について紹介したいと思います。

ファイルを使った書類の管理方法

私の場合は、ドキュメントファイルとクリアファイルの2つを併用する形で管理しています。

最初はドキュメントファイル1つで管理していたのですが、家具・家電の取扱説明書が思った以上に増えたため、それらのみクリアファイルに除けて管理するようになりました。

それでは、それぞれで管理している書類の種類についても見ていきましょう。

ドキュメントファイルで管理している書類

ドキュメントファイルは、その構造上1つのポケットに複数書類をまとめて収納することが可能です。

そこで私の場合は、ポケットごとに入れる書類のカテゴリを分けるようにしています。

現在ドキュメントで管理している項目は、以下の5つです。

「居住地関連の書類」については、住民票の移動手続きを行った際に役所の方からいただいたものを保管しています。

あとはゴミ出しの日の紙や、公共施設に関する書類を入れておくと、いざという時に役立つかもしれません。

また一度カテゴリ分けを行っても、今後書類が増えたり別のカテゴリが必要になったりする場合もあると思います。

そのため、なるべくポケット数の多い頑丈なファイルを購入しておくことをオススメします。

クリアファイルで管理している書類

1ポケットあたりの収納力は少ないものの、薄い書類の個別管理に向いているのがクリアファイル。

こちらではポケットごとに購入した家具・家電を割り当て、取扱説明書や保証書を管理するようにしています。

また、各ポケットの表側にマスキングテープを貼り付けて項目名を記入しておくことで、何に関する書類が入っているのか一目でわかるような工夫も行っています。

特に最近では、後からポケットを追加できるものも多数取り揃えられています。

今後どの程度家具・家電を買い足すか見当がついていない方は、そういったタイプのクリアファイルを買っておくといいかもしれません。

いざという時のためにも、日頃からきちんと書類管理を

この記事では、ファイルを使ったドキュメントの管理方法について紹介しました。

いざ書類が必要になった時、「あれ？どこに置いたっけ…」とならないためにも、管理方法は事前に決めておいたうえで日頃から整理するクセをつけておくことが大切です。

「何をどのように保管するのか」はお互いにきちんと情報共有し、どちらが書類を入手しても対応できるようにしておきましょう。